Auch wenn sich die Wahrnehmung auf dem Markt allmählich ändert, besteht immer noch der weit verbreitete Irrglaube, dass Microsoft automatisch alle Ihre Microsoft 365-Daten innerhalb des von Ihnen erworbenen Cloud-Service sichert. Microsoft bietet eine hohe Ausfallsicherheit und integrierte Tools für alle Arten von Funktionalitäten, jedoch keine umfassende Backup-Lösung in Microsoft 365-Plänen. 

Bei Microsoft 365 gilt eine geteilte Verantwortung zwischen dem, was innerhalb des Cloud-Service bereitgestellt wird, und der Verantwortung der Unternehmen, ihre eigenen Microsoft 365-Daten zu schützen. 

Für die Sicherung Ihrer Microsoft 365-Daten empfehlen wir, einen separaten Backup-Anbieter bzw. -Service zu nutzen. Ein Anbieter von Office 365-Backups kann einfache Backup-Prozesse bereitstellen und bietet die nötige Planungsflexibilität für die Einhaltung von RPOs und RTOs. Backup-Anbieter ermöglichen zudem eine schnelle granulare Wiederherstellung der Daten, einschließlich einer erweiterten Suchfunktionalität, mit der Administratoren im Handumdrehen Objekte wiederfinden können, um rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Um besser vor einem Angriff geschützt zu sein, empfiehlt es sich außerdem, eine Kopie Ihrer Daten von der Quelle getrennt aufzubewahren. 

Für die Sicherung von Microsoft Teams-Daten ist es wichtig zu wissen, wie Teams auf der Backend-Seite funktioniert. Teams ist keine eigenständige Anwendung, sondern als Abstraktionsebene zu verstehen, die Daten aus anderen Anwendungen zusammenführt, darunter Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Es ist wichtig, Ihre Daten aus diesen anderen Quellen zu sichern, genauso wie auch die Konfigurationen (d. h. Einstellungen, Mitglieder und Teamstruktur). Zu diesem Zweck sollten Sie auf einen separaten Backup-Anbieter mit den neuesten APIs von Microsoft zurückgreifen, damit Sie neben den Daten aus den wichtigsten Quellen auch die Metadaten und Konfigurationen sichern können. So gewährleisten Sie einen umfassenden Datenschutz und eine effiziente Wiederherstellung.

Die Aufbewahrung für gelöschte Microsoft 365-Daten kann je nach Anwendung variieren. Ein Exchange Online-Postfach beispielsweise bewahrt gelöschte Elemente standardmäßig 14 Tage auf. Diese Einstellung kann bei Bedarf auf maximal 30 Tage erweitert werden. Bei Nutzung der SharePoint Online-Anwendung in einem Browser werden gelöschte Elemente ab Löschzeitpunkt 93 Tage aufbewahrt.

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, kann ihr Microsoft-Konto entfernt werden. Die Benutzerdaten werden nach 30 Tagen gelöscht und sind nicht mehr verfügbar, es sei denn, Sie haben diese Daten in einer Backup-Lösung gespeichert. 

Bitte beachten Sie, dass es etwas dauern kann, Aufbewahrungsrichtlinien korrekt einzurichten, und dass aufgrund von menschlichen Fehlern Datenverlust während der Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie auftreten kann. Daher ist es wichtig, ein Backup von Microsoft 365-Daten als Absicherung zu haben. 

Für alle! Alle Nutzer in Ihrem Unternehmen generieren jeden Tag neue Daten. Die meisten, wenn nicht gar alle dieser Microsoft 365-Daten haben einen Mehrwert und Ihr Unternehmen wird darunter leiden, wenn sie verloren gehen. Daher wäre es ein Fehler, nicht alle Daten Ihres Unternehmens zu sichern. Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist – Veeam kann Microsoft 365-Daten in großem Umfang sichern.

Die Anzahl der benötigten Lizenzen für Veeam Data Cloud for Microsoft 365 oder Veeam Backup for Microsoft 365 richtet sich nach der Anzahl der Nutzer in Ihrem Microsoft 365-Abonnement. Nutzer müssen nicht mehrmals gezählt werden, wenn sie verschiedene Microsoft 365-Services nutzen (ein Nutzer, der z. B. Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business nutzt, gilt bei Veeam Backup for Microsoft 365 als ein Nutzer).

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Microsoft 365-Services:

Exchange Online und lokales Exchange: Ein Benutzerpostfach kann ein persönliches Postfach und/oder ein Online-Archivpostfach sein. Es wird nur eine Lizenz für diesen Nutzer benötigt. Beachten Sie bitte, dass für freigegebene Postfächer und Ressourcenpostfächer keine Lizenzen erforderlich sind. Diese können kostenlos gesichert werden.

OneDrive for Business: Die Lizenzen für OneDrive for Business-Nutzer werden automatisch an die E-Mail-Postfächer dieser Nutzer angeglichen. Sie können eine Lizenz somit nicht für die Sicherung der E-Mails eines Nutzers und des OneDrive for Business-Kontos eines anderen Nutzers verwenden. Beachten Sie bitte, dass es sich bei OneDrive (ohne den Zusatz „for Business“) um einen separaten Speicherservice handelt, der von dieser Lösung nicht unterstützt wird.

SharePoint Online oder lokales SharePoint: Für jeden SharePoint-Nutzer in Ihrem Microsoft 365-Abonnement (oder in Ihrer lokalen Installation), der auf die zu sichernden SharePoint-Websites zugreifen kann, muss eine Lizenz erworben werden, damit die SharePoint-Umgebung Ihres Unternehmens gesichert und geschützt werden kann. Wenn Sie eine hybride SharePoint-Umgebung haben (d. h. SharePoint Online und lokale SharePoint-Systeme) und der Nutzer auf beide zugreifen kann, wird für diesen Nutzer nur eine Veeam-Lizenz benötigt. Beachten Sie bitte, dass für externe SharePoint-Nutzer keine Lizenzen erforderlich sind. Ein externer SharePoint-Nutzer ist eine Person, die nicht durch Ihr Microsoft 365-Abonnement abgedeckt wird, die Sie jedoch zum Zugriff auf eine/n oder mehrere Websites, Dateien oder Ordner berechtigt haben. Externe authentifizierte Nutzer können lediglich einfache Teamaufgaben ausführen, externe anonyme Nutzer können mit den entsprechenden Berechtigungen bestimmte Dokumente anzeigen oder bearbeiten.  

Microsoft Teams: Zum Schutz von Teams mit Veeam Backup for Microsoft 365 oder Veeam Data Cloud for Microsoft 365 benötigen Sie eine Lizenz für jeden Nutzer, der aktives Teammitglied ist und für den eine kostenpflichtige Teams-Lizenz in Microsoft 365 vorhanden ist.